- Pengorganisasian dengan menggunakan outline
Pada dasarnya,
untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukann 2 proses tahapan, yg pertama yaitu
pendefinisian dan penggolongan ide2, lalu selanjutnya ialah penetapan urutan ide2 dengan
perencanaan organisasional yg terpilih secara hati2.
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Dengan
memmutuskan apa ya harus dikatakan adalah
masalah mendasar yg harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Apabila
sebuah materi
yg disajikan kurang begitu baik, atau tidak memiliki suaatu gaya yg
menarik, fakta
yg ada dapat menjadi kabur atau tidak tersampaikan dengan jelas. Cepat
atau lambat, para audience akan menyimpulkan
bahwa apa yg sudah disampaikan benar2 tidak bernilai sedikitpun. Dalam
berbagai bentuk kegiatan komunikasi, haruslah dimulai dengan
mendefinisikan isi materinya.
Dalam susunan suatu outline secara garis
besar dapat digolongkan ke dalam 3 golongan, yaitu:
A. Mulailah
dengan Main Idea / ide pokok
Main idea / ide pokok akan membantu
menetapkan suatu tujuan dari suatu pesan. Pada Idde pokok tersebut dapat
diringkas ke dalam duaa hal yaitu: (1) hal2 apa saja yg diinginkan agar
dilakukan atau dipikirkan oleh para audience, (2) alasan yg mendasar. Alasan mengapa
mereka harus melakukan atau memikirkannya. Pada intinya ide pokok merupakan titik awal untuk
membuat outline.
B. Nyatakan
point2 pendukung yg penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan
yang akan disampaikan, lalu tahap selanjutya adalah menyusun point2 apa saja yg penting,
sebagai pendukung ide pokok.
2. Menentukan urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai mendefinisikan dan
menggolongkan ide2, lalu langkah yg selanjutnya ialah menentukan urutan penyampaian
materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, terdapat dua pendekatan penting
yg dapat digunakan, Yaitu :
A. Pendekatan langsung
Pendekatan secara langsng sering juga disebut dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul diawal
kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
B. Pendekatan tidak langsung
Terkadang juga diesebut dengan istilah pendekatan
induktif, di mana bukti2 muncul terlebih dahulu kemudian dikuti dengan
ide pokoknya.
Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi dari para audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
langkah selanjutnya adalah menentukan rencana organisasional yg paling cocok
diantara bebagai model berikut :
(a. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling biasa / sering digunakan adalah penyampaian secara langsung pada poin yang ingin dituju. Direct
Request bisaa bebentuk surat ataupun memo. Misalnya, ketika anda
tertarik terhadap
suatu produk baru dan anda ingin mengetahui berbagai hal tentang produk
tersebut, speti karakteristik, bentuk, harga, cara pembayaran, dan
sebagainya, maka
anda boleh membuat surat permintaan langsung. Bila para audience merasa
tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, maka anda dapat
menggunakan Permintaan
langsung (direct request).
(b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Seandainya
memberikan informasi rutin
adalah suatu bagian dari bisnis tetap, maka para audience mungkin akan
bersikap netral terhadap pesan ygg diberikan. Akan tetapi pesan-pesan yg
berisi berita
baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu
undangan, atau ucapan selamat dari teman sepekerjaan, lantas akan diterima dengan senang
hati oleh para audience. Berdasarkan penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa untuk
menyampaikan pesan2 yg berjenis sperti ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung
karena reaksi audiencenya positif.
(c. Pesan-pesan bad news
Apabila materi yang diumumkan berisi
berita buruk (bad news) seprti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit,
pengurangan karyawan, atau penurunan pangkat, maka audience pada umumnya akan kecewa atau
tidak senang mendengarnya. Oleh sebab itu,penpendekatan yang dapat diterapkan
adalah pendekatan secara tidak langsung. Jika memang harus menyampaikan berita yang kurang
menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan
surat, lantas gunakanlah bahasa yang halus.
(d. Pesan-pesan persuasif
Ketika audience mulai tidak tertarik
terhadap pesan2 yang disampaikan, maka pesan2 persuasif (persuasive
messages) dengan pendekatan secara tak langsung dapat digunakan. Fungsinya ialah untuk melakukan
penagihan pinjaman yang digunakan secara persuasi. Komunikator perlu membuka
pikiran para audience dgn melakukan persuasi, sehingga mereka semua dapat memahami
fakta yang ada.
- Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan
kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan
ide atau pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam
kalimat tersebut dapat dengan mudah dipahami, Anda haruss bisa memilih
kata2 yang tepat dengan sebaik baiknya. Dalam menyampaikan pesan2
bisnis, peranan kata penting artinya. Agar maksud penyampaian
pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa
hal berikut:
- Memilih Kata-kata yang familiar
- Memilih Kata-kata yang singkat
- Memilih Kata-kata yang bermakna tunggal
- Membuat kalimat yg efektif
Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yg disusun untuk mencapai daya informasi yg cepat dan baik.
Ciri-ciri kalimat efektif :
- Kesepadanan
- Kehematan
- Kelogisan
- Keparalelan atau Kesajajaran
SUMBER :
http://blogserbabis.blogspot.com/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html
https://prezi.com/gej0mgxov_u-/komunikasi-bisnis-revisi-pesan-pesan-bisnis/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar