Laporan Bisnis adalah laporan yang digunakan untuk memberikan atau menyajikan informasi yang dapat membantu perusahaan tersebut di masa yang lalu atau mendatang untuk mencapai suatu bisnis .laporan bisnis meliiputi kejaddian ,kondisi,mutu,perkembangan ,hasil,produk,masalah atau saran pemecahan.berikut jenis jenis laporan :
1. Laporan memorandum laporan yang digunakan yang menggunakan format memo yang berisi poin poin kepada ,dari subyek dan tanggal.
2. Laporan surat , laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat dan berisi alamat salam pembuka penutup,tanda tangan dan bagian referensi
3. Laporan cetakan ,laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak
4. Laporan formal laporan yang isinya lebih panjang daripada informal
B. Bagian pokok dalam laporan bisnis :
· Pendahuluan
· Pemberi kuasa
· Layout
· Masalah
· Maksud penulisan laporan
· Ruang lingkup
· Metodologi
· Sumber sumber primer atau sekunder
· Latar belakang
· Definsi istilah
· Keterbatasan
· Rekomendasi
· Isi teks
· Penutup
· Rangkuman
· Kesimpulan
· Rekomendasi
· Rencana tindakan
· Proposisi
C. Pengorganisasian isi dalam Laporan bisnis
Cara menyusun laporan ada 2 cara yaitu :
1. Cara deduktif, menjelaskan atau menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan rekomendasi dahulu sebelum hal yang penting dijelaskan .
2. Cara induktif , menjelaskan fakta fakta terlebih dahulu sebelum ide ide pokok atau kesimpulan dijabarkan
D. Cara menyusun teks laporan
a. Membuat topik-topik atau criteria
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
c. Mendeskripsikan lokasi atau tempat
d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
e. Menyusun urutan tasingkat kepentingannya secara sadalfabetis
f. Menyusun urutaan tingkat faamiliaritas
g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
h. Pemecahan masalah
Metode outline , sebelum menulis laporan ada kalanya kita melihat korelasi atau keterkaitan topik yang satu dengan yang lainnya dengan begitu keseluruhan laporan tersebut dalam susunan yang teratur .
a. Jenis Jenis Judul , untuk menulis judul pilihlah judul yang kedengaran nya mudah diketahui atau easy listening ,judul terdiri dari kata tunggal atau beberapa kata atau frase singkat
b. Format outline singkat atau pendek ,terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul lebih baik diatur dalam format sederhana]
c. Outline panjang , menggunakan kombinasi huruf dan angka system decimal atau kombinasi angka dan huruf .
d. Pararelisme dalam judul
E. Penulisan laporan singkat
Laporan singkat adalah laporan yang tidak bertele tele dan langsung kepada tujuan laporan singkat dapat berbentuk memo atau surat satu atau dua halaman laporan singkat dengan mencakup beberapa elemen penting sperti , menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua, Gunakan grafik untuk lebih menekankan penulisan,
F. Membuat Laporan Bisnis yang Baik
Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu seringkali staf manajemen mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu organisasi. Disamping itu, mereka juga tidak memiliki latar belakang khusus yang diperlukan baik yang dilakukan untuk penelitian maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu.
Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca informasi yang akurat, isinya menunjukkan suatu pertimbangan penulisan yang baik dan format gaya dan organisasinya dengan kebutuhan pembaca.
1. Akurat
Mengatakan atau menyampaikan suatu kebenaran dengan benar, jika tidak mengandung kebenaran akan berakibat pada kemunduran, kemerosoton atau bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat. Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal yang mudah.
Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya keraguaan.
Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya keraguaan.
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara kongkrit
Contohnya : penjualan produk meningkat dari Rp 50.000.0000 menjadi Rp 125.000.000 dalam 4 bulan terakhir, dari pada penjualan produk telah meningkat dengan tajam.
b. Laporkan semua fakta yang relevan baik itu yang mendukung teori maupun yang bertentangan dengan tori sudah seharusnya dicantumkan dalam suatu laporan pembaca akan merasa disesatkan oleh laporan yang dibuat, jika malu-malu atau mencoba untuk menutupi berita yang tidak baik atau kurang menyenangkan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif
Jika Anda mengatakan kepada pembaca “Nilai saham telah menjadi 2x lipat dalm 3 minggu.” Dalam hal ini anda hanya memberikan suatu gambaran perkembangan nilai saham secara parsial. Mereka akan mempunyai pemahaman yang lebih baik jika anda mengatakan “Nilai saham telah menjadi 2x lipat dalm 3 minggu dari Rp 250 menjadi Rp 500 persaham”
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang anda buat
Anda tidak akan dapat mengharapkan pembaca anda untuk memahami kesimpulan yang anda buat kecuali anda dapat memberikan bukti-bukti pendukungnya. Jangan buat pernyataan seperti “kita harus melakukan restrukturisasi terhadap berbagai unit-unit kegiatan yang ada saat ini” dalam hal ini pembaca tidak mau tau, kecuali anda memberikan bukti-bukti pendukung secukupnya terhadap kesimpulan yang telah anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan anda
Anda perlu melakukan pengecekan terhadap fakta yang anda temukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya kebenarannya. Disamping itu hindari data yang dapat mengaburkan yang anda buat jika anda membuat suatu kesimpulan, yakinkan bahwa anda mempunyai bukti-bukti yang valid sebagi pendukung kesimpulan dan hindari penggambaran suatu kesimpulan bila anda memiliki pengalaman yang sangat terbatas atau latar belakang profesi yang tidak memadai.
f. Jaga emosional pribadi anda dalam suatu laporan
Meskipun anda memiliki emosional yang kuat terhadap suatu laporan cobalah anda tetap menjaga persaan tersebut terhadap pemilihan kata-kata. Sebgai contoh, “pembangunan pabrik tahu dipemukiman umum adalah suatu ide yang gila”. Mungkin anda lebih baik jika pernyataan tersebut diperbaiki menjadi, “ Pembangunan pabrik tahu dipemukiman umum adalah suatu kebijakan yang tidak pada tempatnya karena bau limbah amapas tahu dapat mengganggu masyarakat disekitarnya.” 6
2. Keputusan yang baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak inter saja tetapi juga pihak luar organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Hindari kata-kata atau pendapat yang dapat menyinggung, menyerang, menjelek-jelekkan anda atau lawan bisnis. Dilain pihak, pembaca merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup 5 hal berikut
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-sugas mereka menjadi lebih mudah.
Apapun jenis laporan yang anda buat, usahakan untuk tetap menjaga perasaan suka maupun tidak suka dalam pikiran pembaca. Karena anda membuat keputusan tentang isi, kebutuhan audiens anda menjadi perhatian utama, dan anda harus mengambil keputusan terbaik dalam memenuhi kebutuhan mereka.
3. Format, gaya dan organisasi yang responsif
Sebelum menulis anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat atau memo. Apakah menggunakan gaya formal atau informal dalam hal ini ajukan diri anda sendiri pertanyaan berikut :
a. Siapa yang berinisiatif membuat laporan
Misalnya laporan sukarela ssusun atas dasar inisiatif anda sendir sehingga perlu lebih rinci dan perlu mendapat dukungan sedangkan laporan otoritas disusun atas permintaan orang lain dalam menulis laporan sukarela anda memerlukan lebih banyak latar belakang mengenai suatu subjek dan menjelaskan maksud anda lebih hati-hati
b. Apa subjek yang akan dimasukkan ke dalam laporan
Sebagai contoh laporan audit yang dibuat oleh seseorang akuntan dalam melakukan pemeriksaan laporan keuangan suatu perusahaan umumnya lebih banyak berisi tabel maupun angka-angka.
c. Kapan suatu laporan dibuat
Laporan harus dibuat manakala dalm suatu organisasi terjadi situasi yang tidak bersifat rutin, seperti kondisi penjualan produk dipasar menurun secara drastic setelah munculnya produk sintesis atau pemalsuaan produk
d. Kemana laporan akan dikirim
Suatu laporan dapat digunakan untuk kepentingan intern maupun ekstern organisasi.
e. Mengapa suatu laporan dibuat
Informasi isinya memfokuskan pada fakta-fakta yang ada dalam suatu organisasi menyoroti point-point penting yang perlu dikemukakan dalam suatu laporan .
f. Bagaimana sifat membaca
Bila pembaca setuju dalam isi suatu laporan materi yang disajikan menggunakan urutan langsung yang dimulai dengan ide-ide pokok namun jika pembca tidak memahami isi laporan materi penyajian laporannnya menggunakan urutan tak langsung yang dimulai dengan hal-hal yang penting menuju ide pokok.
sumber:
https://books.google.co.id/books?id=w79QIGDDjgYC&pg=PA122&lpg=PA122&dq=pengertian+dan+jenis+laporan+bisnis&source=bl&ots=6YHrkRurhD&sig=trl1mLA8dfpOQAh4V6kGHwRHA1I&hl=en&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q=pengertian%20dan%20jenis%20laporan%20bisnis&f=false
Nawangsari, Sri. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis (edisi ketiga). Jakarta: Penerbit Erlangga , 2006
Dewi, Sutrisna. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2007
Tidak ada komentar:
Posting Komentar