Tugas softskill Komunikasi Bisnis M3 Komunikasi Dalam Organisasi

     Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

     Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Hal yang perlu di perhatikan dalam mengelola Komunikasi

Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

*Mengurangi Jumlah Pesan

Membuat surat meski hanya satu helai memerlukan waktu dan sumber daya, sehingga perusahaan harus memperhatikan berapa banyak surat yang dikirim keluar

*Membuat Instruksi yang Jelas

Kesalahan komunikasi dapat dialami oleh setiap orang, meskipun demikian manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk menjadikan orang tahu dengan pasti yang harus dikerjakan.

*Alih Tanggung Jawab

 Melakukan tindakan lanjut dan mencari umpan balik merupakan dua faktor yang membantu kerja manajerial, bukan memaksakan kehendak kepada orang lain.

*Memberikan Pelatihan

 Sebuah perusahaan perlu memberikan semacam pelatihan kecakapan komunikasi kepada yang mewakili perusahaan.

Memahami komunikasi dan gaya komunikasi

1. Controlling Style: Gaya komunikasi yang ebrsifat mengendalikan dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan menatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang dengan gaya komunikasi ini dikenal sebgai komunikasi satu arah.
2. Equalitarian Style

Aspek penting adanya landasan kesamaan. Hal ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah. Tidak komunikasi dengan gaya ini dilakukan secara terbuka, dalam arti setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun perndapat dalam suasana yang rileks dan informal. Dalam suasana demikian maka setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.

3. Structuring Style

Gaya komunikasi berstruktur memanfaatkan pesan-pesan vverbal secara tertulis maupuhn lisan guna menetapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur oraganisasi. Pengirim pesan lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memp[engaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organiasi tersebut.

4. Dynamic Style

Gaya komuniaksi dinamis cenderung agresif, Karena pengirim pesan atau sender memhami bahwa lingkungan kerjanya berorientasi pada tindakan. Gaya komunikasi ini sering dipakai oleh juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga. Tujuan utama gaya ini untuk merangsang perkerja untuk bekerja lebih cepat dan lebih baik.

5. Relinguishing Style

Gaya komunikasi yang lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat, ataupun gagasan orang lin daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim mempunyai hak untuk memberikan perintah dan mengontrol orang lain. Pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif bila pengirim pesan sedang berkerja sama dengan orang yang berpengetahuan luas, berpengelaman, teliti, serta bersedia bertanggung jawab atas semua tugas atau perkejaan yang dibebankan kepadanya.

6. The Withdrawal Style

Akibat muncul gaya ini digunakan Karena lemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang yang memiliki gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain. Aslasannya ada beberapa persoalan atau kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Kemampuan berkomunikasi mutlak harus dimiliki setiap individu yang ingin mencapai kesuksesan. Kemampuan berkomunikasi akan memudahkan individu untuk mencapai ide cemerlangnya kepada atasan, rekan kerja, dan bawahan sekalipun. Ide-ide dapat menjadi terealisasi secara baik bila dapat dikomunikasikan dan dipahami oleh semua orang sehingga memberikan dampak positif dan hasil yang sesuai dengan apa yang kita kehendaki. Maka itu kita perlu mengasah keahlian komunikasi kita agar ide-ide cemerlang kita tidak menguap begitu saja.

Masalah Komunikasi dalam Organisasi

Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.

Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.

Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.

Concreteness (Konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas

Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.

Correctness (Ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).
sumber:

http://scdc.binus.ac.id/bic/2017/04/fungsi-komunikasi-dalam-organisasi/

http://modulmakalah.blogspot.co.id/2016/01/pengertian-dan-fungsi-komunikasi-dalam.html

https://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/pola-komunikasi-bisnis/